Ufficio vs smart working: qual è l’opzione migliore per te?

Cosa ci ha lasciato la pandemia da Covid-19?

C’è chi dice che nulla sarà più come prima e chi afferma che in fondo è stato solo l’ennesimo ciclo storico destinato a essere presto dimenticato. Tolte le mascherine, i distanziamenti e gli ingressi contingentati, di quel biennio che rendeva l’isolamento così importante per mantenersi in salute oggi effettivamente resta ben poco.

Forse, tra gli aspetti più tangibili, c’è l’impatto che questa pandemia ha avuto sul mondo del lavoro. Per consentire ai propri dipendenti di continuare a svolgere le proprie mansioni senza spostarsi da casa, le aziende in tutto il mondo hanno dovuto avviare nuove strategie. Così è nato lo smart working, un concetto che, nonostante non sia una novità nel panorama lavorativo, è stato spesso sottovalutato o ignorato da molte aziende, grandi e piccole.

L’arrivo di un’emergenza globale senza precedenti ha reso lo smart working l’unico mezzo praticabile per molte mansioni, sia nel breve che nel lungo periodo. E sorprendentemente, in molti casi, questa transizione ha portato a risultati più che positivi. Infatti, molte realtà aziendali hanno scelto di mantenere, almeno in parte, questa modalità di lavoro, riconoscendone i molteplici vantaggi. Ora che il lavoro da remoto si è insinuato nella vita quotidiana di un numero sempre maggiore di lavoratori, un ritorno allo stile di vita pre-pandemia sembra sempre più obsoleto e fuori luogo.

Capiamo allora quali sono i pro e i contro dello smart working rispetto al lavoro in ufficio: quale delle due opzioni è più vantaggiosa in termini di produttività, benessere fisico e mentale, e impatto sull’ambiente?

Gestione del tempo e stile di vita

Tra i vantaggi più evidenti dello smart working rientra senza dubbio la possibilità di gestire meglio il proprio tempo.

Ridurre a zero i tempi di spostamento significa mantenere energie utili che altrimenti verrebbero impiegate nel tragitto, nel caos del traffico, e guadagnare tempo essenziale da impiegare in altro modo (per una passeggiata mattutina, per allenarsi, per leggere o semplicemente per dormire di più).

Lavorare da casa significa anche poter gestire al meglio le proprie pause, impiegandole magari in piccole attività che altrimenti dovrebbero essere fatte al rientro dall’ufficio. Per i genitori, questo è un importante vantaggio nella gestione della casa e dei bambini.

Per diverse tipologie di lavoro, lo smart working coincide anche con una gestione molto più flessibile dei tempi lavorativi: la concezione del turno in molti casi può essere sostituita da obiettivo (è questo in realtà il senso di questa modalità lavorativa). Lo smart working consente un’autogestione delle pause, in base alle reali esigenze del lavoratore. Modalità asincrone di comunicazione, come mail e chat, possono anche ridurre le perdite di tempo nelle comunicazioni tra colleghi, facendo domande più dirette per avere risposte più precise.

L’enorme vantaggio della flessibilità oraria dà la possibilità di alternare senza stress e con efficienza la produttività lavorativa con la vita privata e familiare.

Con lo smart working cala anche il tasso di assenteismo e si riduce la necessità di chiedere permessi. Inoltre, ci si ammala di meno: essere meno esposti, soprattutto d’inverno, a freddo e pioggia e al contatto con persone che potenzialmente possono farci ammalare, abbassa le possibilità di chiedere malattia.

Scegliere il luogo adatto a te per lo smart working

La libertà nella gestione dei tempi si somma, nello smart working, alla libertà di scelta del luogo di lavoro. Anche se l’ufficio tradizionale da molti è considerato IL luogo di lavoro, non sempre è adatto a tutte le esigenze e le preferenze personali che, in molti casi, hanno un ruolo ben preciso nella produttività e nel benessere lavorativo.

Scegliere il luogo di lavoro, in casa, in uno spazio di coworking, in una seconda casa o in qualsiasi altro luogo (sempre più persone, non vincolate a un ufficio dove recarsi tutte le mattine, scelgono di diventare nomadi digitali) è una decisione totalmente a carico del lavoratore, in base alle sue preferenze e necessità. Anche il luogo di lavoro, quindi, può incidere sulla produttività.

Questa flessibilità offre diversi benefici: una maggiore concentrazione, per esempio, evitando le distrazioni tipiche dei grandi uffici condivisi da più lavoratori o di altri ambienti rumorosi. Consente anche di creare uno spazio modellato in base alle proprie esigenze, un ambiente in cui esprimere il massimo potenziale.

Personalizzazione e libertà nel luogo di lavoro si traducono in una maggiore soddisfazione e un indice tendenzialmente più alto di produttività.

Produttività e distrazioni

Per i sempre più numerosi amanti dello smart working l’ufficio può quindi sembrare un luogo caotico, con interruzioni continue, dal telefono del collega che squilla alle pause caffè inutili. D’altra parte, c’è chi considera la casa un concentrato di distrazioni che possono diventare particolarmente frustranti quando ostacolano la produttività e la concentrazione.

Rimane quindi del tutto soggettiva la facilità di mantenere produttività e concentrazione in ufficio oppure a casa. Quello che può essere utile per un lavoratore che deve svolgere le sue mansioni in smart working è certamente la scelta di uno spazio tranquillo dedicato esclusivamente al lavoro. Potrebbe essere una stanza separata o anche la camera da letto trasformata in ufficio. Se lo smart working diventa una situazione permanente è sicuramente necessario adibire uno spazio di casa a questo scopo: una scrivania e una sedia adatte sono gli strumenti principali, a cui si aggiunge l’utilizzo di materiali insonorizzanti come tende pesanti o cuffie che bloccano i rumori ambientali.

Anche dati e statistiche non restituiscono risultati univoci: c’è chi conferma un aumento della produttività in smart working e chi registra invece un calo. Le analisi che confermano il miglioramento della produttività collegano questo risultato alle diverse dinamiche che entrano in gioco e consentono di sfruttare le risorse in modo più adeguato e risparmiare tempo. Se svolto nel modo corretto, con un’organizzazione efficiente e strumenti adatti, lo smart working aumenta i livelli di motivazione e migliora le performance aziendali.

Risparmio per l’azienda e il lavoratore

Lavorare da casa riduce notevolmente i costi di gestione aziendale: i costi di energia, rete internet, impianti di raffreddamento o riscaldamento transitano totalmente a carico del lavoratore.

Anche il dipendente, a sua volta, può ottenere un certo risparmio da questa modalità di lavoro. Si riducono i costi dovuti agli spostamenti (che siano per abbonamenti per mezzi pubblici o per il carburante e i costi di manutenzione dell’auto) così come quelli per il cibo (tra pranzo, merende e caffè, le spese per i pasti fuori casa possono pesare molto sul bilancio mensile). E poi ancora i costi di mantenimento di baby sitter o asili per i genitori.

Va poi considerato che lo smart working consente di abitare e quindi lavorare anche fuori dalla città che è la sede ufficiale dell’azienda: i costi di case e altri servizi di alcune centri urbani, come Roma o Milano, sono senza dubbio più pesanti rispetto a quelli di altre realtà.

Isolamento e rischio burnout nello smart working

Quelli di cui abbiamo parlato sono una serie di vantaggi dello smart working: una gestione più flessibile e autonoma può essere sicuramente un vantaggio, ma in alcuni casi può presentare delle insidie che non sempre sono visibili in maniera immediata.

La casa diventa il nostro ufficio: soprattutto in abitazioni piccole, in cui le diverse attività si svolgono negli stessi locali, può risultare difficile dividere il lavoro dalla nostra vita privata. Il tempo di gestione delle attività può essere sì concentrato in meno tempo, ma a volte la totale autonomia può portarci a dilazionare troppo le attività e occupare l’intera giornata.

Lo smart working può, in alcuni casi, spingerci inconsciamente a lavorare più di quanto richiesto, anticipare il lavoro per il giorno dopo e generare la frustrazione di non riuscire mai a concludere tutti i compiti prefissati per la giornata. Il rischio di burnout è dietro l’angolo, perché a volte lavorare da casa può spingerci a lavorare troppo, troppo velocemente e a volte senza abbastanza pause.

Fissare delle pause, cambiare ed efficientare la propria routine lavorativa e stabilire precisi orari di inizio e fine delle attività sono strategie che possono evitare una gestione malata del lavoro.

L’altra questione negativa che riguarda lo smart working è il senso di isolamento che a volte può subentrare venendo meno l’interazione con i colleghi. Trovare luoghi di co-working o lavorare con un collega può aiutarci a contrastare la solitudine da smart working.

Lo smart working fa bene all’ambiente

Infine, lo smart working ha potenzialità estremamente positive anche dal punto di vista ambientale. Lo dimostra uno studio condotto dall’Enea relativo al periodo 2015-2018 in grandi città come Roma, Torino, Bologna e Trento, con un focus sulla riduzione dell’utilizzo dell’automobile per raggiungere l’ufficio.

Ogni lavoratore che ha trascorso due giorni a settimana lavorando da remoto, per un totale di 100 giorni all’anno, ha contribuito a evitare l’emissione di ben 600 chili di anidride carbonica nell’atmosfera in un solo anno.

E ancora. Una riduzione del 40% nei tempi di percorrenza, pari a 150 ore di tempo risparmiato e 3.500 chilometri in meno di spostamenti si traducono in 237 litri di gasolio o 260 litri di benzina risparmiati.

Lo studio è stato condotto su un campione di 3.397 persone provenienti da 29 amministrazioni pubbliche in Italia, dimostrando che il lavoro da remoto può avere un impatto ecologico positivo anche al di là delle emissioni di CO2. Esso infatti determina una significativa riduzione degli ossidi di azoto, del monossido di carbonio e delle particelle sottili nell’aria e contribuisce così a migliorare la qualità dell’ambiente.

Un altro dato interessante è che durante i giorni di smart working, il 24,8% delle persone nel campione per gli spostamenti extra-lavorativi ha scelto modalità di spostamento più sostenibili, come l’uso dei mezzi pubblici, camminate o la bicicletta.

Il lavoro da casa ha quindi un impatto positivo non solo sulla riduzione del traffico e dell’inquinamento cittadino, ma può anche contribuire a rivitalizzare le zone periferiche e i quartieri dormitorio.

In conclusione

La pandemia da Covid-19 ha quindi cambiato profondamente il modo in cui lavoriamo, introducendo lo smart working come una modalità di lavoro sempre più diffusa e accettata.

Questa transizione ha portato con sé una serie di vantaggi, tra cui una maggiore gestione del tempo, la possibilità di scegliere il luogo di lavoro ideale, risparmi significativi per le aziende e i lavoratori, nonché benefici per l’ambiente. Tuttavia, è importante sottolineare che lo smart working può comportare sfide come il rischio di isolamento e il burnout se non viene gestito correttamente.

In definitiva, il futuro del lavoro sembra destinato a integrare sempre di più il lavoro da remoto nelle nostre vite, con un impatto positivo sia sul piano individuale che su quello ambientale, ma con la necessità di affrontare le sfide legate a questa modalità lavorativa in modo responsabile e bilanciato.